Good Manufacturing/Distribution Practice

1. Warum wird meine Betriebsstätte inspiziert?

Neben dem Arzneimittelgesetz (AMG) bildet die Arzneimittelbetriebsordnung 2009  (AMBO 2009) als Umsetzung der europäischen Richtlinie 2003/94 EG in nationales Recht die regulatorische Basis von Inspektionen im pharmazeutischen Bereich. Ihre Betriebsstätte fällt unter den Geltungsbereich der AMBO 2009, sofern Arzneimittel hergestellt, kontrolliert oder in Verkehr gebracht werden. Details sowie Ausnahmeregelungen entnehmen Sie bitte § 1 AMBO 2009 bzw. § 62 AMG. Je nach Tätigkeitsumfang, der die zu inspizierenden Betriebsstätte umfasst, ist den Vorgaben der Guten Herstellungspraxis bzw. der Guten Vertriebspraxis zu entsprechen.

Der jährliche Inspektionsplan wird auf einer mit dem Tätigkeitsumfang und dem Grad der Übereinstimmung mit den geltenden regulatorischen Vorgaben basierenden Risikoabschätzung erstellt und gemäß § 67 Abs 1a mit dem Bundesministerium für Gesundheit akkordiert.

2. Was ist der Inhalt der Inspektion?

Der Inhalt der Inspektion ist abhängig vom geplanten bzw. bereits bewilligten Tätigkeitsumfang. Um abschätzen zu können, welche regulatorischen Vorgaben auf Ihre Betriebsstätte anzuwenden sind, werfen Sie bitte einen Blick auf die anzuwendenden Rechtsgrundlagen. Empfehlenswert ist es auch, sich mit dem Leitfaden einer Guten Herstellungspraxis (GMP) bzw. der Guten Vertriebspraxis vertraut zu machen.

Im Rahmen der Durchführung einer Inspektion müssen nicht immer alle Bereiche der regulatorischen Vorgaben beinhaltet sein; bei Initialinspektionen werden sämtliche Hauptthemenbereiche der anzuwendenden Vorgaben auch mit überprüft.

3. Wie lange dauert die Inspektion?

Die Zeit, die die Inspektion vor Ort dauert, hängt wesentlich vom Tätigkeitsumfang, der Größe der Betriebsstätte sowie der Komplexität der relevanten Prozesse ab und kann zwischen einem Halbtag und zehn Tagen variieren. Grundsätzlich werden Inspektionen durch eine(n) Inspektor(in) durchgeführt. Wenn es sich beim Auftrag um eine Inspektion mit komplexen Inhalten dreht bzw. es sich um einen Betrieb handelt, der Manipulationsschritte am offenen Produkt durchführt, wird die Inspektion im Team durchgeführt.

4. Was ist während dem Teil der Inspektion, der vor Ort abgewickelt wird, zu erwarten?

Typischerweise besteht der Teil einer Inspektion, der vor Ort in der Betriebsstätte durchgeführt wird aus folgenden wesentlichen Teilen:

• Begrüßung und Eröffnung der Inspektion im Rahmen einer Besprechung
• Falls anwendbar erfolgt eine Begehung der Produktions- bzw.  Laborräumlichkeiten, wobei üblicherweise dem Warenfluss gefolgt wird. Dabei  werden Prozesse, Verfahrensanweisungen inkl. Einhaltung derselben, Maschinenlogbücher etc. auf Übereinstimmung mit den Vorgaben geprüft. 
• Abstimmung der Inspektoren gefolgt von einer Abschlussbesprechung inkl. Bekanntgabe der Beobachtungen

5. Welche Dokumentation wird im Rahmen der Inspektion begutachtet?

Grundsätzlich kann während der Inspektion jegliche Dokumentation, die im Zusammenhang mit der Produktqualität steht, auch durch die Inspektoren geprüft werden. Dies umfasst zum Beispiel (Liste nicht erschöpfend):

• Allfällig bereits vorhandene arzneimittelrechtliche Bewilligung(en)
• Organigramm der Betriebsstätte (inkl. Arbeitsplatzbeschreibungen sowie Qualifkationsnachweis des Schlüsselpersonals)
• Verfahrensanweisungen (inkl. einer Liste derselben)
• Aufzeichnungen
• Betriebsbeschreibung / Site Master File
• Personal- & Materialfluss
• Qualitätsrisikomanagement
• Qualifizierungs- & Validierungsunterlagen
• Schulungssystem (inkl. Personalschulungsnachweise)
• Hygieneprogramm

6. Während der Inspektion wurden Nichtkonformitäten (Mängel) festgestellt. Wie erfolgt deren Einstufung? Was ist zu tun, um einen Mangel zu beheben?

Mit der Behebung allfälliger erkannter Mängel kann unmittelbar begonnen werden. Im Normalfall werden sämtliche während der Inspektion aufgetretenen Mängel auch während der Abschlußbesprechung angesprochen und vorklassifiziert. Die Klassifizierung vor Ort ist ein Aviso, die Endklassifizierung erfolgt während der Abnahme des Berichtes vor Versendung zum Parteiengehör (§ 45 Abs 3 AVG). Um einen Mangel als behoben einstufen zu können, ist es notwendig, im Zuge der Stellungnahme auf den Erstbericht dokumentierte Nachweise zu erbringen, die belegen, dass Maßnahmen gesetzt wurden, die eine Behebung des Mangels zur Folge haben (z.B. Fotodokumentation, Entwürfe von Dokumenten, etc.). Absichtserklärungen führen nicht zur Behebung eines Mangels, es sind konkrete Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen zu setzen. Die Übermittlung des Maßnahmenplans sollte als Stellungnahme zum Parteiengehör gesammelt erfolgen.

7. Gibt es Konsequenzen, wenn Mängel nicht behoben werden?

Sollten aufgetretene Mängel im Maßnahmenplan nicht mit Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen bedacht oder nicht innerhalb der vereinbarten Frist behoben werden, drohen behördliche Maßnahmen bis hin zum Entzug einer Bewilligung gefolgt von einer Anzeige. Zudem wird die Information über die fehlende Übereinstimmung mit den geltenden regulatorischen Vorgaben veröffentlicht.

8. Das Inspektionsverfahren ist abgeschlossen. Wann werde ich erneut inspiziert?

Das Inspektionsintervall ist maßgeblich abhängig vom jeweiligen Tätigkeitsumfang und dem Grad der Übereinstimmung mit den geltenden regulatorischen Vorgaben.

Folgeinspektionen werden risikobasiert innerhalb des jeweiligen, im AMG vorgegebenen maximalen Zeitrahmen durchgeführt.

Dies bedeutet ein Inspektionsintervall für

• Herstell- und Kontrollbetriebe: max. drei Jahre
• Betriebe, die menschliches Blut oder Blutbestandteile, sofern diese zur Transfusion bestimmt sind, verarbeiten, lagern oder verteilen: max. zwei Jahre
• andere Betriebe (Inverkehrbringer): max. fünf Jahre

10. Darf ein Arzneimittelgroßhändler Arzneimittel von öffentlichen Apotheken oder Anstaltsapotheken beziehen bzw. dürfen sie Arzneimittel an Arzneimittelgroßhändler abgeben?

Öffentlichen Apotheken obliegt gemäß § 1 Abs. 2 Apothekenbetriebsordnung 2005 die ordnungsgemäße Arzneimittelversorgung der Bevölkerung. .Diese Versorgungspflicht wird unter anderem durch

• die Abgabe von Arzneimitteln im Kleinen,
• die Anfertigung von Arzneimitteln nach ärztlicher, zahnärztlicher oder tierärztlicher Verschreibung,
• die selbständige Zubereitung von Arzneimitteln für Verbraucher/Verbraucherinnen oder Anwender/Anwenderinnen,
• das Herstellen und In-Verkehr-Bringen von Arzneispezialitäten nach Maßgabe der rechtlichen Bestimmungen,
• die gelegentliche Lieferung von Arzneimitteln an andere Apotheken,
• den Import von Arzneimitteln gemäß den Bestimmungen des Arzneiwareneinfuhrgesetzes gewährleistet.

Auch Anstaltsapotheken dürfen gemäß § 36 Abs. 1 Apothekengesetz Arzneimittel nur an

• Krankenanstalten,
• Anstaltsapotheken und
• die in der Pflege der Anstalt befindlichen oder in der Anstalt wohnhaften Personen abgeben.

Die allgemeinen Regeln über den Vertrieb von Arzneimitteln sind im VI. Abschnitt des Arzneimittelgesetzes normiert. In den §§ 57 ff Arzneimittelgesetz wird geregelt, wer an wen unter welchen Voraussetzungen Arzneimittel abgeben darf. Eine Abgabe von Arzneimitteln durch eine Apotheke (öffentlichen Apotheke oder Anstaltsapotheke) an Großhändler ist nicht vorgesehen.

Zusammenfassend kann somit festgehalten werden, dass eine Abgabe von Arzneimitteln an Arzneimittelgroßhändler weder für öffentliche Apotheken noch für Anstaltsapotheken gesetzlich vorgesehen und daher nicht zulässig ist.
 
Hievon ausgenommen sind begründeten Zurücknahme von Arzneimitteln gemäß § 33 Arzneimittelbetriebsordnung 2009 durch den die Apotheke beliefernden Arzneimittelgroßhändler.

12. Meine Frage wurde hier nicht gestellt und beantwortet, was kann ich tun?

Sollte Ihre Frage hier noch nicht beantwortet sein, freuen wir uns über Ihre Anfrage per E-Mail an inspektionenagesat