FAQ

FAQ Pharmakovigilanz

• 1. Periodic Safety Update Reports (PSUR)
• 2. Ablauf PSUR-Vergebührung
• 3. Erreichbarkeit
• 4. Pharmakovigilanz Kommunikation
• 5. Nebenwirkungsmeldungen: Elektronische Meldung (E2B)
• 6. Test-Phase für die Umstellung auf elektronische Meldung (E2B)
• 7. Systemausfall beim Senden von E2B-Daten
• 8. Veterinärmedizinische Arzneispezialitäten
• 9. Pharmakovigilanz-System
• 10. Nebenwirkungsmeldungen in Klinischen Prüfungen: Abschlussbericht (ASR) und SUSARs

1. Periodic Safety Update Reports (PSUR)

Wann ist ein PSUR vorzulegen?

• Nach Erhalt der Zulassung bis zur Markteinführung: alle sechs Monate.
• Die PSUR-Vorlage alle sechs Monate ist bis zwei Jahre nach Beginn der Vermarktung fortzusetzen.
• Danach zwei Mal Vorlage eines PSUR mit einem Beobachtungszeitraum von einem Jahr.
• Danach Vorlage von PSURs mit Beobachtungszeiträumen von drei Jahren.
• Achtung: Grundsätzlich können PSURs im Anlassfall jederzeit vom Institut Pharmakovigilanz auch außerhalb dieser Periodizität angefordert werden.

Kann man die PSUR-Vorlage Zeiträume im Rahmen des Zulassungsantrags ändern?

• Ja, im Rahmen einer nationalen Zulassung bei generischen Arzneispezialitäten ist ein "sofortiges Überspringen" auf den Drei-Jahreszyklus möglich. Der Antrag für diese PSUR-Zyklusänderung gemäß §24(4) ist mittels Formular an das Institut Pharmakovigilanz zu stellen.

Kann man die PSUR-Vorlage Zeiträume auch bei bereits bestehenden Zulassungen noch ändern?

• Ja, eine Änderung des DLPs, im Rahmen firmeninterner Harmonisierungen kann beantragt werden. Dieser Antrag zur PSUR-Zyklusänderung gemäß §24(4) ist mittels Formular an das Institut Pharmakovigilanz zu stellen.
• Es wird empfohlen, die PSUR-Vorlage zu Wirkstoffen für die bereits ein EU-Harmonized Birth Date (EU-HBD) vereinbart worden ist, an den EU-weiten DLP anzupassen. Der EU-DLP ist aus der von der EMEA publizierten Liste der EU-HBDs ablesbar (http://www.hma.eu). Diese Änderung des DLP ist mittels Formular an das Institut Pharmakovigilanz zu stellen. Dieser Änderungsantrag ist nicht kostenpflichtig.

Was ist ein DLP? Wie wird der berechnet?

• Nach Zulassung eines Arzneimittels, ist der erste Data Lock Point (DLP) genau sechs Monate nach dem Zulassungsdatum festzulegen (sofern keine anderen Vereinbarungen im Zulassungsverfahren getroffen worden sind).
  
  Der DLP steht für jenen Tag bis zu dem die bis dahin erfolgten Eingaben von Einzelfallberichten in die Pharmakovigilanz-Datenbank im jeweiligen PSUR berücksichtigt werden. Der PSUR ist innerhalb von 60 Tagen nach dem DLP dem Institut Pharmakovigilanz vorzulegen. Zwischen den einzelnen PSURs darf es keine Zeiträume geben, die nicht von einem PSUR berücksichtigt werden bzw. es darf keine "Beobachtungslücken" in der Arzneimittelsicherheit geben. Nach Vorlage eines PSUR beginnt der neue Beobachtungszeitraum für den folgenden PSUR am Tag nach dem DLP.

Wird die Vorlage von PSURs zu zentral zugelassenen Arzneispezialitäten vom Institut Pharmakovigilanz verlangt?

• Nein.
  Dem Institut Pharmakovigilanz sind nur PSURs zu Arzneispezialitäten vorzulegen, die in einem nationalen, dezentralen (DCP) oder gegenseitigen Anerkennungsverfahren (MRP) zugelassen worden sind.

Welche Anforderungen gibt es zum Inhalt und Format eines PSURs?

• Die Gestaltung des PSURs ist im Volume 9A of the rules governing medicinal products in the european union und in ICH Topic E2C(R1) festgelegt.

Wann ist ein "Coverletter" mit dem PSUR vorzulegen?

• Ein "Coverletter" sollte dem PSUR immer beigelegt werden, auch wenn keine sicherheitsrelevanten Diskrepanzen zwischen dem Inhalt der Company Core Safety Information (CCSI) und der nationalen Fachinformation bestehen.
  
  Vom Zulassungsinhaber wird grundsätzlich eine Stellungnahme erwartet, ob die nationale Fachinformation vom Inhalt der CCSI abweicht oder nicht. Sollten derartige Abweichungen bestehen, sind diese im Detail im "Coverletter" anzuführen.
  
  In der Regel wird in der Folge eine Anpassung der nationalen Fachinformation an die CCSI verlangt werden, außer der Zulassungsinhaber gibt bereits im "Coverletter" an, dass eine entsprechende Adaptierung der nationalen Fachinformation bereits eingereicht worden ist, bzw. in absehbarer Zeit geplant ist. Der Zeitplan für die Umsetzung ist im letzteren Fall anzugeben.

2. Ablauf PSUR-Vergebührung

Nach welchen Kriterien werden PSUR human vergebührt?

• Palettenregelung: Nach Wirkstoff für das erste Produkt 100 Prozent (Euro 500); jedes weitere Produkt (gleicher Wirkstoff) 50 Prozent (Euro 250)

Nach welchen Kriterien werden PSUR vet vergebührt?

• Palettenregelung: Nach Wirkstoff für das erste Produkt 30 Prozent (Euro 150); jedes weitere Produkt (gleicher Wirkstoff) 15 Prozent (Euro 75)

3. Erreichbarkeit

Wie lautet die Faxnummer vom Institut Pharmakovigilanz?

• +43 (0) 50 555-36207

Unter welcher Telefonnummer erhalte ich Auskünfte?

• +43 (0) 50 555-36241 oder -36242

4. Pharmakovigilanz Kommunikation

Wir haben eine Aufforderung zur Einarbeitung von "key elements" in die Fach- und Gebrauchsinformation bekommen. Die vorgegebene Frist für die Einreichung kann nicht eingehalten werden. Wie sollen wir weiter vorgehen?

• Bitte nehmen Sie Kontakt mit Dr. Ulrike Rehberger (+43 (0) 50 555-36258; ulrike.rehbergeragesat) auf.

Wir haben eine Aufforderung zur Einarbeitung von "key elements" in die Fach- und Gebrauchsinformation bekommen. Die Texte der aufgeforderten Produkte befinden sich jedoch aufgrund einer anderen Änderung derzeit in Begutachtung in der Abteilung medizinische Bewertung von Humanarzneispezialitäten. Wie sollen wir weiter vorgehen?

• Wenn sich die Begutachtung der Texte kurz vor dem Abschluss befindet, werden die "key elements" im Zuge dieser Änderung mit aufgenommen.
• Wenn die Begutachtung der Texte jedoch erst begonnen hat bzw. noch andauert, wird der Zulassungsinhaber aufgefordert, zusätzlich die "key elements" in die momentan gültigen Texte einzuarbeiten und als § 24 Abs. 6 Punkt 9 "meldepflichtige Änderung" einzureichen, um die vorgegebene Frist einhalten zu können.

Wir haben eine Aufforderung zur Einarbeitung von "key elements" in die Fach- und Gebrauchsinformation bekommen. Die Texte der aufgeforderten Produkte entsprechen jedoch noch nicht dem aktuellen QRD-Template. Wie sollen wir weiter vorgehen?

• Bitte fügen Sie die "key elements" in die passenden Textstellen des momentan gültigen Textes ein und lassen Sie gegebenenfalls den entsprechenden Template-Satz weg.

5. Nebenwirkungsmeldungen: Elektronische Meldung (E2B)

Welche Meldungen kann ich an das Bundesamt für Sicherheit im Gesundheitswesen (BASG)/AGES Medizinmarktaufsicht elektronisch melden?

• Mit Ende der Umstellungsphase (ab Jänner 2008) werden vom BASG / AGES Medizinmarktaufsicht nur elektronische Meldungen (E2B) akzeptiert. Fallberichte in Papierformat werden nur in Ausnahmefällen und in Abstimmung mit dem BASG / AGES Medizinmarktaufsicht angenommen. Im Zeitraum bis zur finalen Umstellung auf elektronische Meldung werden Fallberichte in Papierformat weiterhin akzeptiert.

• Alle vermuteten schwerwiegenden in Österreich aufgetretenen Nebenwirkungen sind dem Bundesamt für Sicherheit im Gesundheitswesen zu übermitteln (keine zusätzliche Meldung an EudraVigilance durch den Zulassungsinhaber). Dies gilt auch für Fallberichte aus der Literatur und Nebenwirkungen aus Anwendungsbeobachtungen.

Wie erfolgt die Übermittlung von Literaturfällen?

• Inländische Literaturfälle werden elektronisch (E2B) gemeldet, wobei die Zitierung im Feld "Literature Ref." in Vancouver-Style erfolgen muss. Eine Kopie der Originalpublikation der inländischen Literaturfälle ist per E-Mail an die Adresse pharmmed-atlitagesat zu übermitteln. Im Falle von Drittlandmeldungen ist (neben der Übermittlung der Publikation an die EMA) die Referenz der Literaturstelle im E2B-File ausreichend. Eine zusätzliche Übermittlung an das Bundesamt ist nur auf Anfrage erforderlich.

Ab wann ist die elektronische Übermittlung von NW-Meldungen an das Bundesamt für Sicherheit im Gesundheitswesen (BASG)/AGES Medizinmarktaufsicht verpflichtend?

• Die elektronische Übermittlung von NW-Meldungen an das BASG / AGES Medizinmarktaufsicht ist ab 01.01.2008 verpflichtend.

An welche ID werden die elektronischen Daten gesendet?

• Nach erfolgreichem Abschluss der Testphase werden die NW-Meldungen elektronisch an die ID BASGAGES gesendet.

Wie lange dauert es, bis ich ein acknowledgement (ACK) zu meiner elektronischen Meldung erhalte?

• Die Versendung von ACK durch das BASG / AGES Medizinmarktaufsicht erfolgt innerhalb von zwei Werktagen nach Erhalt der Fallmeldung.

Wird das Bundesamt für Sicherheit im Gesundheitswesen (BASG)/AGES Medizinmarktaufsicht auch NW-Meldungen elektronisch an den Zulassungsinhaber senden?

• Nein, derzeit wird der Zulassungsinhaber keine elektronischen Meldungen vom BASG / AGES Medizinmarktaufsicht erhalten.

Wie erfolgt die Übermittlung von SUSARs?

• Bitte senden Sie keine SUSARs elektronisch an die ID BASGAGES.

Welche Anforderungen hat das Bundesamt für Sicherheit im Gesundheitswesen (BASG)/AGES Medizinmarktaufsicht betreffend der elektronischen Übermittlung von internationalen Fallberichten und NW-Meldungen, die in einem EEA-Land aufgetreten sind?

• Alle vermuteten schwerwiegenden unerwarteten Nebenwirkungen und jede vermutete Übertragung von Krankheitserregern im Zusammenhang mit in Österreich zugelassenen Arzneispezialitäten, die nicht in einer Vertragspartei des Europäischen Wirtschaftsraumes aufgetreten sind, sind direkt an EudraVigilance zu übermitteln (keine zusätzliche Meldung an das BASG).
• NW-Meldungen, die in einem EEA-Land aufgetreten sind, werden an die Behörde des Landes, in dem die NW aufgetreten ist, gemeldet.

Welche Anforderungen hat das Bundesamt für Sicherheit im Gesundheitswesen (BASG)/AGES Medizinmarktaufsicht betreffend der Umstellung von internationalen Fallberichten auf elektronische Meldung?

• Für die Umstellung auf elektronische Meldung von internationalen Fallberichten muss der Zulassungsinhaber die Testphase mit der EMA abgeschlossen haben.

• Der Zulassungsinhaber muss dem BASG / AGES Medizinmarktaufsicht mittels eines Schreiben an das Institut Pharmakovigilanz bestätigen, dass alle vermuteten schwerwiegenden unerwarteten Nebenwirkungen und jede vermutete Übertragung von Krankheitserregern im Zusammenhang mit in Österreich zugelassenen Arzneispezialitäten, die nicht in einer Vertragspartei des Europäischen Wirtschaftsraumes aufgetreten sind, direkt elektronisch an EudraVigilance übermitteln werden.

• Eine zusätzliche Meldung dieser Berichte an das BASG / AGES Medizinmarktaufsicht in Papierform ist in diesem Fall nicht mehr notwendig

• Im Falle von Literaturfällen, die in einem Drittland aufgetreten sind, ist neben der Übermittlung der Publikation an die EMA die Referenz der Literaturstelle im E2B-File ausreichend. Eine zusätzliche Übermittlung an das Bundesamt ist nur auf Anfrage erforderlich.

6. Test-Phase für die Umstellung auf elektronische Meldung (E2B)

Wer muss eine Test-Phase vor der Umstellung auf elektronische Meldung absolvieren?

• EVWEB-Gateway-User müssen eine Test-Phase durchführen. Für EVWEB-Webtrader-User ist keine Test-Phase erforderlich. Senden Sie für die erfolgreiche Umstellung eine Absichtserklärung ("Letter of Intent") an das BASG / AGES Medizinmarktaufsicht.

Welche Anforderungen gibt es während der Testphase?

• Vor Durchführung der Testphase kontaktieren Sie bitte Christine Hartmann(pharm-vigilanzagesat). In der Testphase senden Sie die Testfälle and die Test-ID (BASGAGEST) und parallel die entsprechenden CIOMS-Bögen per Fax (+43 (0) 50 555-36207) oder E-Mail (pharm-vigilanzagesat). Wenn Sie die CIOMS-Bögen per Fax senden, vermerken Sie auf dem Deckblatt bitte folgendes: "z.H.: Christine Hartmann”, "Testfälle für die elektronische Meldung von Nebenwirkungsfällen”.

• Eine zusammenfassende Tabelle mit Art der Meldung, message numbers, report IDs und transmission dates soll ebenfalls übermittelt werden.

Wie viele Testfälle muss ich an das Bundesamt für Sicherheit im Gesundheitswesen (BASG)/AGES Medizinmarktaufsicht im Zuge der Testphase übermitteln?

• Der Zulassungsinhaber muss zehn Testfälle übermitteln, um den elektronischen Datenaustausch zu testen. Diese Testfälle müssen den Spezifikationen der EMA entsprechen und sollen ausschließlich post-marketing Fallberichte sein (einschließlich Literaturberichte). Es sollen keine Fälle aus klinischen Studien übermittelt werden.

Muss ich das Bundesamt für Sicherheit im Gesundheitswesen (BASG)/AGES Medizinmarktaufsicht informieren, bevor ich die Testfälle elektronisch sende?

• Ja, der Zulassungsinhaber muss das BASG / AGES Medizinmarktaufsicht(Christine Hartmann, pharm-vigilanzagesat) kontaktieren, bevor die Übermittlung der Testfälle erfolgen kann und das BASG / AGES Medizinmarktaufsicht über den Tag der Übermittlung informieren.

Wann ist die Testphase beendet?

• Die Testphase ist beendet, wenn der Zulassungsinhaber den endgültigen Bestätigungsbrief des BASG / AGES Medizinmarktaufsicht erhält, mit dem die erfolgreiche Übermittlung und Umstellung auf elektronische Meldung bestätigt wird. Ab Erhalt des Bestätigungsbriefes kann der Zulassungsinhaber mit der regulären Übermittlung von NW-Meldungen beginnen.

Darf ich die Meldung von Nebenwirkungen in Papierformat während der Testphase beenden?

• Nein, während der Testphase muss der Zulassungsinhaber weiterhin in Papierformat melden. Der Zulassungsinhaber kann die Papiermeldung beenden, sobald die Testphase erfolgreich abgeschlossen wurde.

Soll in der Zeit, in der die Testphase beendet wurde und die Produktionsphase beginnt, parallel gemeldet werden, d.h. in Papierformat und elektronisch?

• Nein, wenn die Testphase abgeschlossen ist und der Zulassungsinhaber mit der regulären Übermittlung von NW-Meldungen beginnt, ist keine doppelte Meldung erforderlich (Papier und elektronisch).

Welche Anforderungen gibt es für EVWEB-Webtrader-User betreffend der Umstellung auf elektronische Meldung?

• EVWEB-Webtrader-User senden für die erfolgreiche Umstellung auf elektronische Meldung eine Absichtserklärung ("Letter of Intent") an das BASG / AGES Medizinmarktaufsicht. In diesem Schreiben bestätigt der Zulassungsinhaber, dass er bereit ist, mit der regulären elektronischen (E2B) Übermittlung von österreichischen Spontanmeldungen an das Bundesamt für Sicherheit im Gesundheitswesen (BASG) zu beginnen. Die Absichtserklärung soll das Datum der Umstellung enthalten. Nach Erhalt dieser Absichtserklärung wird Ihnen vom BASG / AGES Medizinmarktaufsicht ein Bestätigungsschreiben über den Erhalt und die Umstellung auf elektronische Meldung (E2B) zugesendet. Ab diesem Zeitpunkt können Sie mit der regulären elektronischen Übermittlung beginnen.

7. Systemausfall beim Senden von E2B-Daten

Wie soll ich im Falle eines Systemausfalles vorgehen, wenn es mir nicht möglich ist, die Meldung innerhalb der 15-Tage-Frist durchzuführen?
Wenn der Zulassungsinhaber die NW-Meldung aufgrund von Systemproblemen nicht innerhalb der 15-Tage-Frist elektronisch durchführen kann, muss er die entsprechenden CIOMS-Bögen per Fax (+43 (0) 50 555-36207) an das BASG / AGES Medizinmarktaufsicht übermitteln. Das Fax-Deckblatt soll folgende Information enthalten:

"Probleme bei der elektronischen Übermittlung (E2B) auf Seiten des Senders (Name des Zulassungsinhabers-Senders). Dieser Fall wird später elektronisch nachgesendet.”
Bitte geben Sie auch folgende Daten auf dem Fax-Deckblatt an:

• Organisation name
• Organisation identifier
• Transmission date
• Message number
• Safety Report ID

Was soll ich tun, wenn ich kein ACK zu einer elektronischen Meldung innerhalb von zwei Werktagen erhalte?
Wenn der Sender kein ACK innerhalb von zwei Werktagen erhält, soll er versuchen - unter Berücksichtigung der 15-tägigen Meldefrist - den Fall erneut elektronisch zu senden. Falls er trotzdem kein ACK innerhalb von zwei Werktagen erhält, stellen Sie sicher, dass Ihr System ordnungsgemäß funktioniert. Wenn Sie den entsprechenden Fall erneut gesendet haben und trotzdem kein ACK erhalten, kontaktieren Sie bitte pharm-vigilanzagesat +43 (0) 50 555-36244) und geben Sie folgende Daten an:

• Organisation name
• Organisation identifier
• Transmission date
• Message number
• Safety Report ID

Wann ist ein elektronischer Fall valide?
Ein elektronischer Fall, der an dasBASG / AGES Medizinmarktaufsicht gesendet wurde, ist dann valide, wenn der Zulassungsinhaber (Sender) ein ACK innerhalb von zwei Werktagen erhalten hat.

Was muss ich tun, wenn ein elektronischer Fall nicht erfolgreich übermittelt wurde (ACK 02, ACK 03)?
Wenn eine elektronische Meldung nicht erfolgreich übermittelt wurde, und entweder die Message oder ein enthaltener Report ein negatives ACK erhält (ACK 02, ACK 03), muss der Sender den/die entsprechenden/e Fall/Fälle in korrigierter Form innerhalb von zwei Werktagen nach Erhalt des negativen ACKs erneut senden.

8. Veterinärmedizinische Arzneispezialitäten

Wie erfolgt die Meldung von Nebenwirkungen durch den Zulassungsinhaber bei Verwendung von Veterinär-Arzneispezialitäten an das Bundesamt für Sicherheit im Gesundheitswesen (BASG)/AGES Medizinmarktaufsicht?

• Die Meldung erfolgt mit dem Formblatt "NW_Firmenmeldungen-Veterinär". Alle vermuteten schwerwiegenden in Österreich aufgetretenen Nebenwirkungen sind dem Bundesamt für Sicherheit im Gesundheitswesen zu übermitteln (keine zusätzliche Meldung an EudraVigilance durch den Zulassungsinhaber). Dies gilt auch für Fallberichte aus der Literatur und Nebenwirkungen aus Anwendungsbeobachtungen.

Wie erfolgt die Meldung von Nebenwirkungen durch Angehörige der Gesundheitsberufe bei Verwendung von Veterinär-Arzneispezialitäten an das Bundesamt für Sicherheit im Gesundheitswesen (BASG)/AGES Medizinmarktaufsicht?

• Die Meldung erfolgt mit dem Formblatt "NW_Meldekarte_Veterinär"

Welche Anforderungen stellt das Bundesamt für Sicherheit im Gesundheitswesen (BASG) an den Zulassungsinhaber betreffend der Meldung von internationalen Fallberichten und NW-Meldungen, die in einem EEA-Land aufgetreten sind?

• Alle vermuteten schwerwiegenden unerwarteten Nebenwirkungen und jede vermutete Übertragung von Krankheitserregern im Zusammenhang mit in Österreich zugelassenen Arzneispezialitäten, die nicht in einer Vertragspartei des Europäischen Wirtschaftsraumes aufgetreten sind, an das BASG zu melden.
• NW-Meldungen, die in einem EEA-Land aufgetreten sind, werden ebenfalls an das BASG gemeldet.

Ist eine Umstellung auf elektronische Meldung in Zusammenhang mit der Verwendung von Veterinär-Arzneispezialitäten derzeit möglich?

• Derzeit ist keine elektronische Meldung von NW-Meldungen betreffend Veterinär-Arzneispezialitäten vorgesehen. Die Zulassungsinhaber werden zeitgerecht über die Umstellungsmodalitäten informiert.

9. Pharmakovigilanz-System

Wann ist eine "Beschreibung des Pharmakovigilanz-Systems" vorzulegen?

• Bei Stellung eines Antrages auf Zulassung einer Arzneispezialität (AMG §9a Abs 1 Z 22 + 34), homöopathischen Arzneispezialität (AMG §9b Abs. 1) oder apothekeneigenen Arzneispezialität (AMG §9d Abs. 1)
• Bei Stellung eines Antrages auf Registrierung einer traditionellen pflanzlichen Arzneispezialität (AMG §12a Abs. 1 Z 4-5)
• Bei Stellung eines Antrages auf Genehmigung für den Vertrieb im Parallelimport (AMG §10c Abs.3 Z 13)

In welchem Format soll die "Beschreibung des Pharmakovigilanz-Systems" vorgelegt werden?

• Die Beschreibung des Pharmakovigilanz-Systems wird mit dem gesamten Dossier im Institut Zulassung & Lifecycle Management eingereicht und Behörden-intern an das Institut Pharmakovigilanz zur Begutachtung weitergeleitet. Das Format der "Beschreibung des Pharmakovigilanz-Systems" folgt den Anforderungen des Vol. 9a "Guidelines for Pharmacovigilance for Medicinal Products for Human Use" (2.1.5. Detailed Description of the Pharmacovigilance System to be included in the Marketing Authorisation Application). Änderungen des PV-Systems können in kumulierter Form als jährliches Update eingereicht werden.