FAQ - Dokumentation (GCP)

Ist es dem Monitor in Österreich erlaubt, klärende Eintragungen in den CRF zu machen?

Entsprechend dem österreichischen Arzneimittelgesetz, obliegt die Aufzeichnung der Daten dem Prüfarzt:
"§36 (8) AMG Der Prüfarzt hat die Daten korrekt zu erheben, festzuhalten und zu berichten.

§34 (3) AMG Der Monitor hat die Eintragungen in den Prüfbögen mit den Originalbefunden zu vergleichen und den Prüfer über Fehler und Auslassungen zu informieren."

Allerdings sieht die ICH E6 Guideline for Good Clinical Practice vor, dass Repräsentanten des Sponsors Änderungen und Korrekturen in Prüfbögen vornehmen können. Dies muss vorher schriftlich festgelegt sein und diese Änderungen müssen dokumentiert, notwendig und vom Prüfarzt genehmigt sein.

ICH GCP
"4.9.3 ......Sponsor´s should have written procedures to assure that changes or corrections in CRFs made by sponsor´s designated representatives are documented, are necessary, and are endorsed by the investigator".

"5.18.4 (n) "....The monitor should ensure that appropriate corrections, additions, or deletions are made, dated, explained (if necessary), and initialed by the investigator or by a member of the investigator´s trial staff who is authorized to initial CRF changes for the investigator."

Ist es dem Monitor erlaubt in Rückfragebögen aus dem Datenmanagement die Antwort an Stelle des Prüfarztes einzutragen, so dass dieser nur noch datieren und unterschreiben muss?

Rückfragebögen entsprechen den in FAQ 1 angeführten Änderungen und Korrekturen von Prüfbögen. Somit kann ein Vertreter des Sponsors Rückfragebögen, wenn notwendig, ausfüllen. Auch in diesem Fall muss vorher schriftlich festgelegt werden, wer in welchem Fall dies machen kann. Weiters muss dokumentiert sein, wer, wann, was am Rückfragebogen eingetragen hat, und der Prüfarzt muss den Eintrag dokumentiert genehmigen.

Ist es korrekt, dass die Verwendung eines schwarzen Kugelschreibers für Einträge in Trial Master Files, wie auch auf CRFs und sonstigen Dokumenten zu Findings im Rahmen einer AGES Inspektion führen?

Nein, aber bei der Unterzeichnung von Patienteneinverständniserklärungen wird die Verwendung blauer Schrift/Stifte empfohlen, um Original und Kopie eindeutig unterscheiden zu können.

Welche Bestimmungen/Regelungen sind bei der Dokumentation von Pre-Screening-Maßnahmen im Rahmen von klinischen Studien zu beachten?

Das Führen von Aufzeichnungen über die Auswahl von Patienten aus dem Gesamtpatientenpool durch das Prüfzentrum als Teil der Studiendurchführung ist eine Verantwortung, die dem Prüfer obliegt.

Es dient dem Nachweis der objektiven Patientenselektion und dem Ausschluss eines etwaigen Selektionsbias durch den Prüfer.

Die Dokumentation muss am Prüfzentrum, jedoch nicht zwangsweise in der Studiendokumentation (Trial Master File) vorliegen. Dem Prüfer soll eine Identifizierung der gescreenten Patienten (vor Unterzeichnung der Einwilligungserklärung, ohne studienbezogenen Maßnahmen) möglich sein (8.3.20 ICH-GCP to document identification of subjects who entered pre-trial screening).

Dem Sponsor und dem Sponsor zugerechnetes Personal (Monitor, etc.) ist lediglich eine Einsichtnahme in anonymisierte Aufzeichnungen (ohne Identifizierbarkeit der Patienten) gestattet. Eine Einsichtnahme in die Krankenakte ist aufgrund fehlender Zustimmung der Patienten nicht zulässig.

Reproduzierbarkeit von Randomisierungslisten bei klinischen Prüfungen

Auf Basis welcher (gesetzlichen) Grundlage ist es notwendig, den Seedwert bzw. Startwert bei der Entstehung von Randomisierungslisten mitzudokumentieren?

Laut ICH E9 "Statistical principles for clinical trials" besteht zur Randomisierung folgende Vorgabe:  "The randomisation schedule should be reproducible (if the need arises)."

Da laut ICH E9 die Fähigkeit, die Randomisierungstabelle zu reproduzieren eine gesetzliche Vorgabe ist, müssen dafür geeignete Rahmenbedingungen geschaffen sein.  Wie das technisch konkret realisiert wird, obliegt dem Hersteller. Die Verwendung eines Generators, der die Reproduktion der Randomisierungstabelle von vornherein ausschließt, wäre nicht im Sinne der GCP. 

Stellt dies bei einer Inspektion ein major oder minor finding dar?

Die Nichterfüllung dieser Anforderung ist zumindest ein major finding, das jedoch zu einem critical finding werden kann, wenn dadurch eine Situation bewirkt wird, in der die Rechte, die Sicherheit oder das Wohlbefinden von Probanden und / oder die Qualität und Integrität der Daten negativ beeinflusst werden.

Kann ein Nummerngenerator verwendet werden, bei dem die Reproduktion nicht möglich ist?

Grundsätzlich unterliegen Computergestützte Systeme, die in klinischen Prüfungen verwendet werden, der Validierungspflicht.  Eine aufgrund technischer Spezifikationen von vornherein nicht im Sinne der GCP validierbare Software ist für ihre Verwendung in der klinischen Prüfung grundsätzlich nicht geeignet.

Darf das Geburtsdatum eines Prüfungsteilnehmers in Dokumenten, wie CRF, Dokumente an das Zentrallabor, Daten an das IVRS/IWRS, usw. aufscheinen?

Die relevanten österreichischen Rechtsmaterien lassen ein direktes Verbot der Verwendung dieser Parameter nicht erkennen.

Vielmehr kommt es auf die Kombination von Initialen und Geburtsdatum an. Ist eine Verschlüsselung nicht mehr gegeben, so handelt es sich um die Erhebung von direkt personenbezogenen Daten.

Das bedeutet, dass der Sponsor selbst beurteilen muss ob in der gewählten Konstellation die Verschlüsselung weiterhin gegeben ist. Dies hängt von der Indikation ab, von der Region, allfällig weiteren erhobenen Datensätzen, Inzidenz und Prävalenz etc.
Geburtsdatum PLUS Initialen alleine reichen in den meisten Fällen nicht aus, um auf den konkreten Patienten rückzuschließen. Allerdings sollten im Rahmen einer klinischen Prüfung auch nur jene Daten erhoben werden, die für die im Protokoll definitierten Ziele relevant sind.

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