Neben dem (Tier)Arzneimittelgesetz ((T)AMG) bildet die Arzneimittelbetriebsordnung 2009  (AMBO 2009) als Umsetzung der europäischen Richtlinie 2003/94 EG in nationales Recht die regulatorische Basis von Inspektionen im pharmazeutischen Bereich. Ihre Betriebsstätte fällt unter den Geltungsbereich der AMBO 2009, sofern Arzneimittel hergestellt, kontrolliert oder in Verkehr gebracht werden. Details sowie Ausnahmeregelungen entnehmen Sie bitte § 1 AMBO 2009, § 62 AMG bzw § 29 TAMG. Je nach Tätigkeitsumfang, der die zu inspizierenden Betriebsstätte umfasst, ist den Vorgaben der Guten Herstellungspraxis bzw. der Guten Vertriebspraxis zu entsprechen.

Der jährliche Inspektionsplan wird auf einer mit dem Tätigkeitsumfang und dem Grad der Übereinstimmung mit den geltenden regulatorischen Vorgaben basierenden Risikoabschätzung erstellt und gemäß § 67 Abs 1a AMG  bzw § 36 Abs 1 TAMG mit dem Bundesministerium für Gesundheit akkordiert.

Der Inhalt der Inspektion ist abhängig vom geplanten bzw. bereits bewilligten Tätigkeitsumfang. Um abschätzen zu können, welche regulatorischen Vorgaben auf Ihre Betriebsstätte anzuwenden sind, werfen Sie bitte einen Blick auf die anzuwendenden Rechtsgrundlagen. Empfehlenswert ist es auch, sich mit dem Leitfaden einer Guten Herstellungspraxis (GMP) bzw. der Guten Vertriebspraxis vertraut zu machen.

Im Rahmen der Durchführung einer Inspektion müssen nicht immer alle Bereiche der regulatorischen Vorgaben beinhaltet sein; bei Initialinspektionen werden sämtliche Hauptthemenbereiche der anzuwendenden Vorgaben auch mit überprüft.

Die Zeit, die die Inspektion vor Ort dauert, hängt wesentlich vom Tätigkeitsumfang, der Größe der Betriebsstätte sowie der Komplexität der relevanten Prozesse ab und kann zwischen einem Halbtag und zehn Tagen variieren. Grundsätzlich werden Inspektionen durch eine(n) Inspektor(in) durchgeführt. Wenn es sich beim Auftrag um eine Inspektion mit komplexen Inhalten dreht bzw. es sich um einen Betrieb handelt, der Manipulationsschritte am offenen Produkt durchführt, wird die Inspektion im Team durchgeführt.

Typischerweise besteht der Teil einer Inspektion, der vor Ort in der Betriebsstätte durchgeführt wird aus folgenden wesentlichen Teilen:

• Begrüßung und Eröffnung der Inspektion im Rahmen einer Besprechung
• Falls anwendbar erfolgt eine Begehung der Produktions- bzw.  Laborräumlichkeiten, wobei üblicherweise dem Warenfluss gefolgt wird. Dabei  werden Prozesse, Verfahrensanweisungen inkl. Einhaltung derselben, Maschinenlogbücher etc. auf Übereinstimmung mit den Vorgaben geprüft. 
• Abstimmung der Inspektor:innen gefolgt von einer Abschlussbesprechung inkl. Bekanntgabe der Beobachtungen

Grundsätzlich kann während der Inspektion jegliche Dokumentation, die im Zusammenhang mit der Produktqualität steht, auch durch die Inspektor:innen geprüft werden. Dies umfasst zum Beispiel (Liste nicht erschöpfend):

• Allfällig bereits vorhandene arzneimittelrechtliche Bewilligung(en)
• Organigramm der Betriebsstätte (inkl. Arbeitsplatzbeschreibungen sowie Qualifkationsnachweis des Schlüsselpersonals)
• Verfahrensanweisungen (inkl. einer Liste derselben)
• Aufzeichnungen
• Betriebsbeschreibung / Site Master File
• Personal- & Materialfluss
• Qualitätsrisikomanagement
• Qualifizierungs- & Validierungsunterlagen
• Schulungssystem (inkl. Personalschulungsnachweise)
• Hygieneprogramm

Mit der Behebung allfälliger erkannter Mängel kann unmittelbar begonnen werden. Im Normalfall werden sämtliche während der Inspektion aufgetretenen Mängel auch während der Abschlussbesprechung angesprochen und vorklassifiziert. Die Klassifizierung vor Ort ist ein Aviso, die Endklassifizierung erfolgt während der Abnahme des Berichtes vor Versendung zum Parteiengehör (§ 45 Abs 3 AVG). Um einen Mangel als behoben einstufen zu können, ist es notwendig, im Zuge der Stellungnahme auf den Erstbericht dokumentierte Nachweise zu erbringen, die belegen, dass Maßnahmen gesetzt wurden, die eine Behebung des Mangels zur Folge haben (z.B. Fotodokumentation, Entwürfe von Dokumenten, etc.). Absichtserklärungen führen nicht zur Behebung eines Mangels, es sind konkrete Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen zu setzen. Die Übermittlung des Maßnahmenplans sollte als Stellungnahme zum Parteiengehör gesammelt erfolgen.

Sollten aufgetretene Mängel im Maßnahmenplan nicht mit Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen bedacht oder nicht innerhalb der vereinbarten Frist behoben werden, drohen behördliche Maßnahmen bis hin zum Ruhen/Widerruf einer Bewilligung gefolgt von einer Anzeige. Zudem wird die Information über die fehlende Übereinstimmung mit den geltenden regulatorischen Vorgaben veröffentlicht.

Das Inspektionsintervall ist maßgeblich abhängig vom jeweiligen Tätigkeitsumfang und dem Grad der Übereinstimmung mit den geltenden regulatorischen Vorgaben.
Folgeinspektionen werden risikobasiert innerhalb des jeweiligen, im (T)AMG vorgegebenen maximalen Zeitrahmen durchgeführt.

Dies bedeutet ein Inspektionsintervall für

• Herstell- und Kontrollbetriebe: max. drei Jahre
• Betriebe, die menschliches Blut oder Blutbestandteile, sofern diese zur Transfusion bestimmt sind, verarbeiten, lagern oder verteilen: zwei Jahre
• andere Betriebe (Inverkehrbringer): max. fünf Jahre

Gemäß § 67 Abs. 1 AMG hat das Bundesamt für Sicherheit im Gesundheitswesen Betriebe gemäß § 62 Abs. 1 leg. cit. vor Erteilung einer Bewilligung gemäß § 63 Abs. 1 oder erforderlichenfalls vor Erteilung einer Bewilligung gemäß § 65 Abs. 1 und in der Folge auf Grund einer Risikobewertung periodisch daraufhin zu überprüfen, ob den Bestimmungen dieses Abschnitts oder der auf Grund dieses Abschnitts erlassenen Verordnungen entsprochen wird und die für die Gesundheit und das Leben erforderliche Beschaffenheit der Arzneimittel oder Wirkstoffe gewährleistet ist. 

Daraus ergibt sich die Erwartung des BASG, dass ein arzneimittelrechtlich bewilligter Betrieb jederzeit inspektionsbereit ist, sofern die Bewilligung gemäß §§ 63 AMG, 63a AMG bzw. 30 TAMG genutzt wird, d. h. Wirkstoffe oder Arzneimittel am Standort hergestellt, kontrolliert oder in Verkehr gebracht werden. In diesem Fall ist auch Schlüsselpersonal oder dessen Stellvertretung verfügbar, um die Inspektion zu unterstützen.

Eine Verschiebung eines angekündigten Inspektionstermins aufgrund interner Abläufe oder Abwesenheit von Schlüsselpersonal im Betrieb ist daher nicht möglich, sofern die Betriebsbewilligung zum Zeitpunkt der Inspektionsdurchführung genutzt wird.

Ist die Betriebsstätte zum angekündigten Inspektionstermin für arzneimittelrechtlich relevante Tätigkeiten geschlossen (z. B. Betriebsurlaub), findet keine Inspektion vor Ort statt. Dies ist dem BASG rechtzeitig mitzuteilen, damit zeitnah ein neuer Termin vereinbart werden kann.

Auf Wunsch des Betriebes können Inspektionen, sofern es die Ressourcen des BASG zulassen, auch vorgezogen werden. Dies ist dem BASG rechtzeitig mitzuteilen.