Häufige Fragen

Europäische Leitlinie zum Management Klinischer Prüfungen während der COVID-19 Pandemie

Die Europäische Arzneimittelagentur (EMA), die GCP Inspectors Working Group (GCP IWG), die Clinical Trials Facilitation Group (CTFG), die Clinical Trials Experts Group (CTEG) und die Europäische Kommission (EK) haben gemeinsam eine Liste von Empfehlungen erstellt, um die negativen Auswirkungen der COVID-19-Pandemie auf die Durchführung klinischer Studien zu mildern.

Sponsoren und Prüfer müssen berücksichtigen, dass diese Empfehlungen durch nationale Gesetze und Leitlinien ergänzt werden, die über diesen Empfehlungen stehen. Das vorliegende Dokument versucht jedoch, die meisten der derzeit in den Mitgliedstaaten geltenden Vorgangsweisen zu übernehmen, um als harmonisiertes Empfehlungspaket auf EU-Ebene zu dienen.

Zu den Empfehlungen (Eudralex Vo.10).

Auswirkungen der Coronavirus (COVID-19) Pandemie auf methodische Aspekte laufender klinischer Studien

Dieser Leitfaden umfasst Maßnahmen, die Sponsoren laufender klinischer Studien, die von der Coronavirus-Pandemie (COVID-19) betroffen sind, ergreifen sollten, um die Integrität ihrer Studien und die Interpretation der Studienergebnisse zu gewährleisten und gleichzeitig die Sicherheit der Studienteilnehmer als erste Priorität zu wahren.

Dies ergänzt die obige Leitlinien für eine Gute Klinische Praxis, wie Sponsoren das Management von klinischen Studien und Teilnehmern während der COVID-19-Pandemie anpassen sollten.

Bitte beachten Sie, dass weitere Aktualisierungen möglich und angesichts der sich rasch entwickelnden Pandemie wahrscheinlich sind.

Zum Leitfaden.

Im Sinne der von der Bundesregierung erlassenen Einschränkungen aufgrund der COVID-19 Pandemie gelten für Klinische Prüfungen zusätzlich zur oben angeführten Leitlinie bis auf Weiteres noch folgende Regelungen:

Kommunikation an die Behörde

Alle aufgrund von dringendem Handlungsbedarf durch die COVID-19 Pandemie zum Schutze der Teilnehmer oder für die Wahrung der Integrität der Studie vorgenommenen Maßnahmen sind gemeinsam mit einer Begründung und Nutzen/Risiko-Evaluierung vom Sponsor zu dokumentieren.

Änderungen mit Auswirkung auf die Sicherheit der Teilnehmer oder die Integrität der Studie ("substantiell") können dem Bundesamt als dringend gebotene Sicherheitsmaßnahme (§37a Abs.4 AMG) gleichzeitig mit der Umsetzung mitgeteilt werden ("notification"). Ein substantielles Amendment ist nicht erforderlich. Dringend gebotene Sicherheitsmaßnahmen werden vom Bundesamt nur zur Kenntnis genommen. Es erfolgt keine Genehmigung und Publikation über die Bundesamtsliste.

Die Mitteilung sollte per E-Mail an clinicaltrialsbasg.gvat vorgenommen werden. Im Betreff sind "COVID-19" und "urgent safety notification" anzuführen. Eine gemeinsame Meldung für mehrere Studien ist zulässig, solange diese mit EudraCT Nummer im Anschreiben referenziert sind.

Rücknahme von Maßnahmen Neu

Nach dem Ende der Pandemiesituation oder auf Aufforderung des Bundesamtes ist abschließend ein zusammenfassender Bericht über alle aufgrund der Pandemiesituation getroffenen Maßnahmen als einmaliges substantielles Amendment vorzulegen. Dieses dient auch dem formalen Abschluss aller als dringend gebotenen Sicherheitsmaßnahme ergriffenen Änderungen und um die Studie wieder in ihren Ausgangszustand zu versetzen, sofern möglich.

In diesem Bericht sind bitte alle Amendments, dringend gebotenen Sicherheitsmaßnahmen und alle sonstigen Änderungen (z.B. Änderungen im Monitoring) zu beschreiben. Es ist darzulegen, ob die Maßnahmen beibehalten oder zurückgenommen werden. Die Maßnahmen sind bezüglich ihres Erfolgs, und die Studie als ganzes auf ihre Integrität zu bewerten.

Ausgenommen sind nur Studien, bei denen außer einem Stopp und einer Wiederaufnahme der Rekrutierung keine sonstigen Maßnahmen ergriffen wurden.

Versorgung mit Studienmedikation

Wo zum Schutze der Prüfungsteilnehmer eine Weiterversorgung mit Prüfmedikation zu Hause aufrechterhalten werden muss und eine Versendung via Apotheken (siehe BASG FAQ) nicht möglich ist, darf der Sponsor  Studienmedikation auch vom Prüfzentrum per Boten direkt an die Prüfungsteilnehmer versenden lassen. Dies nur unter der Voraussetzung, dass das Produkt für den Transport und die Heimanwendung geeignet ist. Schulung auf Heimanwendung muss stattgefunden haben.

Vom Sponsor sind entsprechende Prozesse zu etablieren, um die Stabilität und Unversehrtheit der Studienmedikation während des Transports sicherzustellen. Die Wahl der Transportmittel, Transportbehältnisse und die Notwendigkeit einer Temperaturkontrolle sind vom Sponsor auf Grundlage eines Qualitätsrisikomanagements vorzugeben. Die Stabilität der Studienmedikation, die saisonalen Umgebungstemperaturen und die Dauer des Versandes sollten dabei berücksichtigt werden. Der Versand und der Empfang beim Prüfungsteilnehmer sind entsprechend zu dokumentieren und durch den Prüfer zu verifizieren (z.B. durch Telefonanruf oder E-Mai).

Die Identitäten und die Adressen der Studienteilnehmer dürfen in diesem Prozess die Räumlichkeiten des Prüfzentrums nicht verlassen, außer mit dem Versandpaket an den Studienteilnehmer (z.B. auf dem Paketaufkleber, dem Kurierschein, dem Versandbrief). Die Artikel 5.14.4, 8.2.15 und 8.3.8 ICH GCP verpflichten den Sponsor zwar IMP-Versandaufzeichnungen aufzubewahren, dies gilt im Allgemeinen jedoch nur für Sendungen zwischen Sponsor und Prüfzentren sowie für Sendungen zwischen zwei Prüfzentren, nicht jedoch für den Direktversand von Prüfzentren an Prüfungsteilnehmer. Dokumentation zu diesen Direktversendungen sind zur Rückverfolgbarkeit lediglich am Prüfzentrum aufzubewahren. Sollte es notwendig sein Kopien der Dokumentation im Sponsor-TMF abzulegen, z.B. zur Dokumentation von Abweichungen, so sind die entsprechenden direkt personenbezogenen Passagen (Name, Adresse des Prüfungsteilnehmers) auf den Kopien zu schwärzen, bevor sie das Prüfzentrum verlassen.

Ausnahme: Wie in der aktuellen Version der EU Leitlinie (siehe oben) ausgeführt, kann in Härtefällen bei Überlastung des Studienzentrums die Zustellung auch vom Sponsor über einen unabhängigen Dritten abgewickelt werden. In diesen Fällen ist für jede Studie ein substantielles Amendment (!) an das BASG einzureichen. Darin muss der Prüfer schriftlich bestätigen, dass aufgrund von Überlastung eine Versendung vom Zentrum an den Teilnehmer auch unter Ausschöpfung aller obigen Maßnahmen und eine Einbindung von kurzzeitigem Vertragspersonal (siehe nächsten Abschnitt)nicht möglich ist. Die sonstigen Empfehlungen der Leitlinie sind einzuhalten.

Einbeziehung von Vertragspersonal durch das Prüfzentrum

Für den Fall, dass ein Prüfzentrum die zusätzliche Arbeitsbelastung durch den Versand von Prüfpräparaten an die Prüfungsteilnehmer nicht bewältigen kann, ist es zulässig dem Prüfzentrum zusätzliche Personalressourcen gemäß Art. 4.2.5 und 4.2.6 ICH GCP zur Verfügung zu stellen. Dabei kann es sich um Personen eines externen Dienstleisters handeln, die in der Handhabung von Studienmedikation erfahren und geschult sind, und vom Prüfer unter seiner Verantwortung und Aufsicht via Responsibility Delegation Log mit studienmedikationsbezogenen Tätigkeiten beauftragt werden (z.B. Medikationseingang, Einlagerung, Abgabe, Verpackung für den Versand).

Für die Einbeziehung von Vertragspersonal an klinischen Prüfzentren sind die GCP matters Q&A #11 According to the ICH GCP and applicable EU laws, it is allowed that the sponsor contracts third parties to conduct trial related duties and functions that are clearly the responsibility of the investigator? auf der Homepage der EMA zu berücksichtigen.

Monitoringaktivitäten an Prüfzentren während der Pandemie

Die Monitoringstrategie sollte durch den Sponsor neu bewertet werden, wenn Vor-Ort Monitoringbesuche vorübergehend nicht mehr oder nicht im geplanten Ausmaß an Prüfzentren vorgenommen werden können.

Mögliche Änderungen könnten sein:

  • Absage und/oder Verschiebung von bereits geplanten Vor-Ort Monitoringbesuchen
  • Die Verlängerung des Intervalls zwischen Vor-Ort Monitoringbesuchen
  • Durchführung von Telefon- und/oder Videovisiten statt Vor-Ort Monitoringbesuchen
  • Zentralisierte Monitoringaktivitäten über diverse elektronische Systeme (z.B eCRF, IXRS, etc.)

Temporäre Änderungen in der Monitoringstrategie sollten schriftlich festgehalten werden, z.B. im Monitoringplan bzw. einem Anhang zum Montoringplan. Durchgeführte Monitoringaktivitäten sind entsprechend zu dokumentieren und an den Sponsor zu kommunizieren (Artikel 5.18.6 ICH GCP).

Nach Normalisierung der Situation sollte vermehrtes Vor-Ort Monitoring stattfinden, um den Arbeitsrückstand aufzuholen, den aufgeschobenen Quelldatenvergleich abzuarbeiten und sich mit etwaigen Qualitätsproblemen zu befassen.

Wichtiger Hinweis: Ein Quelldatenvergleich aus der Ferne (remote SDV) ist unzulässig, ausser es handelt sich um:

  • Klinische Prüfungen zur Untersuchung von COVID-19-Behandlung oder - prävention oder
  • zulassungsrelevante Studien, in denen schwere oder lebensbedrohliche Erkrankungen ohne zufriedenstellende Behandlungsoption untersucht werden, und die sich in den abschließenden Datenbereinigungsschritten vor dem Schluss der Studiendatenbank befinden

In diesen Fällen ist für jede Studie ein substantielles Amendment (!) erforderlich, in dem einer der beiden obigen Fälle begründet wird.

 

Audits an Prüfzentren während der Pandemie

Auditprogramme sollten durch Sponsoren in Hinblick auf Prüfzentrumsaudits neu bewertet werden, wenn Vor-Ort Audits vorübergehend nicht oder nicht im geplanten Ausmaß vorgenommen werden können. Mögliche Änderungen könnten sein:

  • Absage und/oder Verschiebung von bereits geplanten Vor-Ort Audits
  • Durchführung von Fernaudits (basierend auf Telefon- und/oder Videoaudits und Einsicht in elektronische Systeme, z.B. eCRF, IVRS und in zentrumspezifische Unterlagen im zentralen TMF), sofern der reduzierte Inspektionsumfang zweckdienlich ist.
  • Wechsel auf Prüfzentren, die nicht bzw. weniger durch die Pandemie belastet sind, sofern es sich nicht um Anlassfall-Audits handelt.

Durchgeführte Auditaktivitäten sind entsprechend zu dokumentieren (Artikel 5.19.3 ICH GCP).

Wichtiger Hinweis: Für den Quelldatenvergleich aus der Ferne (remote SDV) gelten dieselben Bedingungen, wie im Rahmen des Monitorings (siehe vorherigen Abschnitt)

 

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